Organizacja konferencji, sympozjów oraz warsztatów naukowych.

 

    Fundacja w 2004 roku w odpowiedzi na zapotrzebowanie środowiska uniwersyteckiego rozpoczęła działania związane z organizacją konferencji, sympozjów i warsztatów naukowych. Do tego momentu nie było w Uniwersytecie Gdańskim wyspecjalizowanej komórki, która wspierałaby jednostki uniwersyteckie w organizacji tak ważnych dla nich wydarzeń naukowych. Zdając sobie sprawę, iż każdorazowo konferencja naukowa wymaga, poza olbrzymim nakładem pracy merytorycznej, wielu działań o charakterze organizacyjno-prawnym i finansowo-księgowym, postanowiliśmy zaproponować partnerom uniwersyteckim kompleksowe usługi w tym zakresie.

 

Zapewniamy: 
- obsługę finansowo-księgową oraz prawno-organizacyjną:
Finansowo-księgowa:
- użyczamy  konta służącego do operacji finansowych związanych z organizowaną konferencją,
- przyjmujemy wpłaty oraz wystawiamy faktur uczestnikom konferencji,
- regulujemy płatności za wskazane faktury, rozliczamy bieżące saldo,
- rozliczamy umowy zlecenia i umowy o dzieło.
 Prawno-organizacyjna:
 -     prowadzimy korespondencję związaną z obsługą finansową i organizacyj¬ną konferencji,
- organizujemy obsługę techniczną (nagłośnienie oraz sprzęt audiowizualny),
- zapewniamy noclegi, catering, transport oraz program kulturalny,
- występujemy jako strona w kontaktach ze zleceniobiorcami,
- wysyłamy zaproszenia, przygotowujemy identyfikatory.

 

Organizujemy: 
- noclegi  – współpracujemy z wieloma hotelami i ośrodkami wypoczynkowo-szkoleniowymi w Trójmieście i jego okolicach, wykorzystujemy bazę noclegową UG,
- catering - pełne wyżywienie, przerwy kawowe, uroczyste kolacje,
- transport – współpracujemy z przewoźnikami lokalnymi, liniami lotniczymi, korporacjami taxówkowymi,
- atrakcje turystyczne – wycieczki z przewodnikami, koncerty, imprezy towarzyszące,
- obsługę techniczną – nagłośnienie, sprzęt audiowizualny, centra internetowe,
- patronaty honorowe oraz medialne.

 

Wykonujemy:
- materiały konferencyjne: zaproszenia, afisze, banery, publikacje,
- różnorodne promocyjne pakiety konferencyjne.

 

Aplikujemy w imieniu organizatora merytorycznego o:
- środki finansowe do sponsorów prywatnych,
- środki publiczne do Urzędu Marszałkowskiego, Urzędu Wojewódzkiego i urzędów miejskich.

 

Na pokrycie kosztów obsługi prawno-administracyjnej i finansowo-księgowej Fundacja pobiera prowizję ( ustalaną indywidualnie z zamawiającym) od wpływów z tytułu organizowanej konferencji.

 

Istnieje możliwość dostosowania naszej oferty do indywidualnych potrzeb organizatora